Vous recevez un document intitulé RFI, puis un autre appelé RFP, et là… c’est la confusion. Est-ce une demande d’information ? Une proposition ? Faut-il répondre aux deux ? Et surtout, en quoi cela change-t-il votre manière d’aborder un appel d’offres, de structurer votre réponse ou de mobiliser vos équipes opérationnelles ?
Dans l’univers parfois complexe des marchés publics et de la supply-chain, comprendre les différences entre un RFI (Request for Information) et un RFP (Request for Proposal) peut faire toute la différence entre une offre retenue… ou ignorée.
Ces deux étapes, bien que complémentaires, jouent des rôles très distincts dans le processus de gestion des appels d’offres. L’une sonde le terrain, l’autre déclenche la course. L’une éclaire les besoins de l’acheteur, l’autre déclenche les soumissions et peut mener à l’attribution du marché.
Qu’est-ce qu’un RFI ?
Le RFI est une demande d’informations adressée à plusieurs fournisseurs potentiels. Il intervient en amont du processus d’achat pour recueillir des données générales sur les capacités, les produits ou les services des fournisseurs. Contrairement au RFP, le RFI n’attend pas de propositions détaillées, mais plutôt des informations permettant à l’acheteur public ou au responsable des achats de mieux comprendre le marché existant et de définir plus précisément ses besoins. La demande d’informations RFI, Request for Information et la demande de propositions RFP, Request for Proposal sont deux étapes clés dans le processus d’achat, souvent utilisées dans le cadre de la gestion des approvisionnements et des marchés publics. Bien qu’elles puissent sembler similaires, elles servent à des fins distinctes et interviennent à des moments différents du processus de sélection des fournisseurs. Bien entendu, un RFI est généralement utilisé dans les phases initiales du processus d’achat pour recueillir des informations générales sur les capacités des fournisseurs, leurs produits ou services, et leur expérience dans le secteur d’activité concerné. C’est un outil de sourcing. Il permet aux acheteurs publics ou à toute organisation cherchant à établir une relation avec de nouveaux fournisseurs d’explorer les options disponibles sur le marché.
Le RFI peut aborder des questions générales concernant la logistique, la chaîne d’approvisionnement, et les spécificités des prestations proposées par les fournisseurs. Il permet au pouvoir adjudicateur de mieux comprendre le paysage des fournisseurs.
Cela aide aussi à identifier ceux qui pourraient éventuellement répondre aux besoins spécifiés dans le futur cahier des charges.
Objectifs du RFI
L’objectif principal d’un RFI dans le cadre des appels d’offres est d’explorer le marché. Cela permet de mieux comprendre les solutions disponibles, les innovations possibles et les capacités des fournisseurs.
Ce document aide le service achat ou le profil d’acheteur à recueillir des informations stratégiques. Ces informations sont utiles pour anticiper les contraintes opérationnelles, les besoins en livraisons ou les impacts sur la supply-chain.
En analysant les retours, l’acheteur peut qualifier les fournisseurs. Il évalue leur fiabilité, leur organisation logistique ou leur capacité à contribuer à une gestion des stocks efficiente.
Les enseignements issus du RFI permettent aussi d’affiner les cahiers des charges. Ils aident à ajuster les spécifications techniques aux réalités du marché, avant la publication d’un avis d’appel formel.
Qu’est-ce qu’un RFP ?
Le RFP est une demande de propositions adressée aux fournisseurs présélectionnés. Contrairement au RFI, le RFP sollicite des propositions détaillées, incluant des aspects techniques, commerciaux et financiers. Ce document est souvent accompagné d’un dossier de consultation. Celui-ci comprend le cahier des charges, le règlement de consultation et d’autres pièces essentielles.
Cela dit, un RFP est un document plus détaillé et formel. Il est envoyé aux fournisseurs sélectionnés après un processus de mise en concurrence, souvent amorcé par un RFI.
Le RFP inclut des spécifications précises, un cahier des charges détaillé, des critères de sélection, ainsi que des instructions sur la manière de soumissionner.
Les acheteurs, qu’ils soient dans le secteur public ou privé, utilisent le RFP pour évaluer et sélectionner des candidats.
La sélection se fait sur des bases bien définies concernant les fournisseurs. L’accent est mis sur la qualité des offres, les critères de notation, mais aussi sur les délais de livraison, les coûts et les services associés.
Objectifs du RFP
Le RFP marque une étape décisive dans le processus des appels d’offres. Il permet à l’acheteur ou au profil d’acheteur de recevoir des propositions concrètes et détaillées de la part des fournisseurs. Ces propositions répondent à un cahier des charges structuré.
Les offres sont ensuite comparées selon des critères prédéfinis. Parmi ces critères figurent la qualité des solutions, les coûts, les délais de livraison, ainsi que la compatibilité avec les impératifs opérationnels et la supply-chain.
L’objectif final est de sélectionner le fournisseur le plus pertinent. Celui qui présente le meilleur rapport qualité-prix et la capacité à répondre efficacement aux besoins définis dans le dossier de consultation.
Quelle est la différence entre RFI et RFP ?
Dans le cadre d’une commande publique, les prestataires doivent également prêter attention aux règlements de consultation prescrits par le code des marchés publics, garantissant ainsi la transparence des procédures et l’égalité de traitement entre les soumissionnaires. La différence opérationnelle se voit donc principalement dans le niveau de détail et d’engagement requis. Un RFI est généralement plus exploratoire. Il permet d’avancer un panel de fournisseurs potentiels.
En revanche, un RFP engage les fournisseurs à soumettre des offres formelles. Ces offres sont souvent présentées sous un format standardisé, pour faciliter la comparaison pendant l’analyse des offres.
En effet, les réponses au RFP servent souvent de base pour des négociations ultérieures. Elles peuvent entraîner la passation du marché public, que ce soit pour des fournitures, des prestations de services, ou des travaux publics.
En matière d’approvisionnement stratégique, il est essentiel que les responsables des achats et les coordinateurs définissent clairement les objectifs de chaque document. Cela permet d’optimiser le processus d’achat et d’assurer un approvisionnement efficace, tout en renforçant la compétitivité de l’organisation.
La mise en œuvre de plateformes de dématérialisation, par exemple, facilite l’échange de ces documents.
Elle aide aussi à la gestion de la relation-client et augmente la traçabilité des offres et des candidatures.
Cas pratique RFI et RFP
Imaginons un acheteur public souhaitant réaliser des travaux de construction. Voici comment les RFI et RFP s’intègrent dans un marché de travaux :
RFI : L’acheteur émet un RFI pour recueillir des informations sur les entreprises de construction, leurs capacités techniques, leurs références et leur expérience en matière de sous-traitance.
Analyse des réponses : Les informations recueillies permettent d’affiner le cahier des charges et de définir les critères de sélection.
RFP : L’acheteur émet un RFP détaillant les spécifications techniques, les exigences contractuelles et les critères d’évaluation.
Soumission des offres : Les entreprises sélectionnées soumettent leurs propositions.
Évaluation et attribution : Les offres sont évaluées en fonction des critères définis, et le marché est attribué au fournisseur retenu.
En résumé
RFI et RFP sont deux leviers incontournables de la gestion des approvisionnements, chacun intervenant à une étape clé du processus d’achat. Tandis que l’un éclaire les besoins, l’autre déclenche la compétition. Bien les maîtriser, c’est permettre à tout acheteur public ou responsable des achats de structurer ses appels d’offres avec précision : affiner ses attentes, cibler les bons fournisseurs et comparer les offres pour faire le choix le plus stratégique.
Et pour aller encore plus loin, LAO vous accompagne à chaque étape. Grâce à sa technologie dopée à l’IA, LAO automatise, optimise et fiabilise vos réponses aux appels d’offres.
Résultat ? moins d’erreurs, plus de clarté, un vrai gain de temps… et un maximum de chances d’être retenu.
